De publicatie van een rekenkamerrapport vergt een zorgvuldige voorbereiding. Meestal is het goed te streven naar extra publiciteit, zodat het rapport en de voornaamste bevindingen, conclusies en aanbevelingen daaruit meer bekendheid kunnen krijgen.
Extra publiciteit kan worden verkregen bijvoorbeeld door het geven van interviews, presentaties en het schrijven van artikelen.
De rekenkamer kan ook bijeenkomsten organiseren, waarin de onderzoeksresultaten worden besproken. Voorbeelden hiervan zijn expertmeetings (met externe deskundigen of met ervaringsdeskundigen uit andere gemeenten en maatschappelijke organisaties). Het organiseren van deze bijeenkomsten gaat meestal in overleg met de griffie.

Publicatiedatum rekenkamerrapport

Probeer de publicatiedatum zo te kiezen dat de boodschap op een zo effectief mogelijke manier wordt overgebracht. Dit betekent dat er bewust voor kan worden gekozen om bijvoorbeeld juist voor of na de behandeling van de voorjaarsnota of begroting te publiceren. Een aandachtspunt bij de planning van een publicatiedatum zijn eventuele gemeenteraadsverkiezingen of een vakantieperiode. Een richtlijn zou kunnen zijn gedurende een bepaalde periode (x-aantal weken /maanden) geen rapport te publiceren, vanwege mogelijke politieke gevoeligheden.

Tips

• Wijs binnen de rekenkamer(commissie) één woordvoerder aan die de media te woord staat.
  • Meestal is dit de directeur of voorzitter van de rekenkamer(commissie).
  • Ook kan bijvoorbeeld het eerst verantwoordelijke (commissie)lid voor een bepaald onderzoek de woordvoerder zijn.
  • Om verwarring te voorkomen is dat bij gemengde rekenkamercommissies bij voorkeur een extern lid. Immers, als een raadslid over het rekenkamerrapport in de media het woord voert is het risico groot dat het rekenkamerstandpunt, een eigen standpunt en het fractiestandpunt niet meer te ontwarren zijn. Dit geldt des te meer wanneer het gaat om oordelen en aanbevelingen.
• Kondig een week voor de publicatiedatum het verschijnen van het rapport aan bij de raadsleden en collegeleden. Zo worden zij niet verrast wordt door de publicatie.
• Leg in de week voorafgaand aan de publicatiedatum selectief contact met media. Zo krijgen zij de gelegenheid een artikel (interview) voor te bereiden, dat op de publicatiedatum wordt gepubliceerd. Stuur ze het rapport onder embargo. Schending van het embargo dient gevolgen te hebben voor het betreffende medium.
• Vraag vooraf de tekst van een artikel ter inzage om eventuele onjuistheden te corrigeren.
• Gun de plaatselijke krant de primeur.
• Zorg ervoor dat raadsleden en collegeleden het rapport en (eventueel) het bijbehorende persbericht een dag voor de publicatiedatum (onder embargo) in handen hebben.
• Stuur op de publicatiedatum een persbericht naar de media en houd eventueel een persconferentie. Hierbij kunnen al dan niet de betrokken bestuurders en ambtenaren aanwezig zijn.
• Let er op dat de toon in het persbericht dezelfde is als de toon in het rapport. Het inkorten van de tekst van een rapport tot een persbericht gaat onherroepelijk ten koste van de nuance, maar mag niet leiden tot een kritischer of juist positiever toonzetting dan in het rapport.
• Zorg voor een exclusief interview met het belangrijkste lokale persmedium.
• Nodig bij ingewikkelde of gevoelige onderwerpen journalisten expliciet uit voor een mondelinge toelichting. Niets is zo vervelend als een faliekant verkeerde kop boven een krantenbericht over een onderzoeksrapport.
• Plaats het rapport en het persbericht meteen – maar pas nádat college en raad er over kunnen beschikken – op de website van de rekenkamer(commissie).

Enige tijd na de publicatie vindt de presentatie van het rekenkamerrapport aan de raad plaats.

Aandacht voor een rapport staat niet gelijk aan doorwerking. Maar aandacht is wel een belangrijke voorwaarde voor doorwerking.

Doelgroepen

• Raad / Provinciale Staten
• College / Gedeputeerde Staten
• Ambtelijke organisatie
• Beleidsveld / maatschappelijk middenveld
• Media
• Samenleving

Communicatie

Een goede communicatiestrategie gericht op verschillende doelgroepen is van belang. Als stelregel geldt: hoe directer (frequenter, informeler) de communicatie tussen rekenkamer en haar doelgroep is, des te groter de kans op gebruik van resultaten. Persoonlijke communicatie is meestal effectiever dan schriftelijke. Maar ook: als een rapport breed verspreid wordt, krijgt het waarschijnlijk meer aandacht. Optimale media-aandacht vraagt een actieve benadering (goede persberichten, persconferenties, maar ook persoonlijk contact met journalisten). Het zoeken van de publiciteit brengt ook een risico op minder doorwerking met zich mee. De media kunnen bijvoorbeeld de boodschap van de rekenkamer op de verkeerde wijze interpreteren of berichtgeving kleuren.

Presentatie

In het algemeen geldt: hoe meer aandacht het advies krijgt tijdens de presentatie, des te groter de kans op doorwerking. De presentatie van de onderzoeksresultaten moet passen bij het onderzoek en aansluiten bij de beleving en het begripsniveau van de doelgroep. Meestal presenteren rekenkamer(commissie)s uitkomsten van onderzoek in een onderzoeksrapport, dat wordt toegezonden aan belanghebbenden / belangstellenden. Daarnaast kunnen de resultaten ook op andere manieren worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld een video, een (interactieve) website, een posterpresentatie, een fotoreportage, een werkconferentie, een lezing, een folder of een rekenkamerbrief.

Nazorg

Met een goede nazorg kan de aandacht voor een rapport ook op langere termijn aanhouden. Het volgen van totstandkoming van standpunten van en besluitvorming door de raad / provinciale statenis hiervoor van groot belang. Daarnaast kan de rekenkamer(commissie) aan nazorg doen:

• door bij verschillende gelegenheden te wijzen op relevante onderzoeksresultaten,
• het aangaan van gesprekken en
• het doen van vervolgonderzoek en / of doorwerkingsonderzoek.

Uiteraard kan de rekenkamer(commissie) er ook voor kiezen geen natraject te doen.
De meeste rekenkamer(commissie)s (80%) monitoren de toezeggingen van de colleges / gedeputeerde staten of voeren periodiek vervolgonderzoeken uit.

Officiële stukken:

• Raadsstukken en raadsagenda’s.
• Stukken van B&W (bestuursrapportages evaluatierapporten etc.).
• De begroting, jaarrekening, voorjaarsnota etc.
• Stukken van de account zoals tussentijds verslag en managementletter.
• Commissieagenda’s en notulen.

Andere bronnen:

• Lokale kranten en wijkbladen.
• Individuele signalen van raadsleden, ambtenaren en burgers.
• Het horen van de raad.
• Overleg met audit-commissie of accountant.
• Binnenlands bestuur.
• VNG magazine.
• Maatschappelijke organisaties.

Conceptuele doorwerking is de verandering van kennis, opvattingen of causale redeneringen. Het onderzoek leidt tot discussie, gedachtenvorming en ontwikkeling van toekomstvisie. Het onderzoek heeft dan vooral een een informatiefunctie en dient als richtingaanwijzer. Voor conceptuele doorwerking is het noodzakelijk dat de rekenkamer(commissie) met een nieuw, alternatief perspectief komt op de oorzaken of omvang van het beleidsprobleem, de gewenste beleidsaanpak of de institutionele structuur van het beleidsveld. Van conceptuele doorwerking is ook sprake wanneer zowel de raad/provinciale staten (ps), het college / gedeputeerde staten en de ambtelijke organisatie bij de beleidsontwikkeling rekening houden met of geleerd hebben van het fenomeen rekenkamer(commissie) in hun gemeente of provincie. Kenmerkend voor conceptuele doorwerking is dat er een relatief lange periode overheen gaat voor de effecten zichtbaar worden. De effecten zijn ook minder duidelijk zichtbaar. Conceptuele doorwerking is vaak een indirect effect van onderzoek.

Van conceptuele doorwerking van rekenkameronderzoek / de rekenkamer(commissie) is nog niet zoveel sprake.

Voor de effectiviteit van de rekenkamer(commissie) is het van groot belang om de goede onderwerpen op het juiste moment te onderzoeken. Daarom moet de rekenkamer het hele jaar door goed in de gaten houden welke thema’s spelen binnen de gemeente en welke thema’s onderbelicht blijven. Dat vereist een goede monitoring of een goed ontwikkelde ‘antenne’ voor wat er speelt in de gemeente.

Van tijd tot tijd kan er over de onderwerpen die worden bijgehouden een notitie worden gemaakt ter informatie aan de staf, de commissie / de directeur of aan de raad. Daarvoor verzamelt de rekenkamer gedurende het hele jaar informatie uit een mix van verschillende schriftelijke bronnen. Daarnaast kan de rekenkamer gebruik maken van:

• suggesties voor onderzoek uit afstemming met de raad(sfracties) en suggesties voor onderzoek van anderen dan de raad(sleden), en
• formele verzoeken voor onderzoek vanuit de gemeenteraad.

Het bijhouden van een groslijst door het jaar heen is nuttig om allerlei onderwerpen te plaatsen en vast te houden. Later kunnen de onderwerpen op deze lijst op meer systematische wijze worden gemonitord op hun eventuele potentie als onderwerp van onderzoek.

Om te weten wat in een gemeente belangrijke mogelijke thema’s zijn moet de rekenkamer (commissie) zich niet alleen door de politiek / bestuurlijke agenda laten leiden, maar ook door de maatschappelijke agenda. Waar in de politiek, maar ook in de maatschappelijke publiciteit, het korte termijn belang nog wel eens erg bepalend wil zijn, behoort het min of meer tot de natuurlijke positie van de rekenkamer om juist gericht aandacht te geven aan de gevolgen van beleid op meer lange termijn.

Doorwerkingspatronen zijn vaak vrij vaag en zijn dus lastig te meten. Het meten van bepaalde effecten zegt wel iets over de soort en richting van de doorwerking, maar lang niet alles. Bovendien heeft het begrip doorwerking zelf een instrumentele en functionele betekenis, waardoor de invalshoek per definitie vrij beperkt is.

Analyse bestuurlijke reactie

De aanwezigheid, reactietermijn en inhoud van een bestuurlijke reactie van het college / gedeputeerde staten is een belangrijke indicator voor potentiële doorwerking. Zijn de aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen? De raad / provinciale staten zegt vaak ‘ja’ tegen de aanbevelingen van de rekenkamer. Voor de colleges / gedeputeerde staten varieert dit sterk per onderzoeksrapport.

De bestuurlijke reactie kan geanalyseerd worden aan de hand van de volgende kenmerken:

• De conclusies en aanbevelingen worden geheel gesteund door het college / gedeputeerde staten en de aanbevelingen worden (grotendeels) overgenomen.
• Het college / gedeputeerde staten steunt de hoofdlijn van het onderzoek en enkele aanbevelingen worden door het college / gedeputeerde staten overgenomen.
• Het college / gedeputeerde staten steunt de wijze van redeneren, maar niet de aanbevelingen.
• Het college / gedeputeerde staten steunt een aantal aanbevelingen, maar niet de hoofdlijn van het advies.
• Het onderzoek wordt door het college / gedeputeerde staten verworpen.
• Het college / gedeputeerde staten verwerpt het onderzoek niet, maar steunt de redeneerlijn en aanbevelingen ook niet.
• Er is (nog) geen reactie van het college / gedeputeerde staten op het onderzoek.

De reactie kan van de raad / provinciale staten op eenzelfde wijze worden geanalyseerd.

Als de raad / provinciale staten een besluit heeft genomen over de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport, moet dit worden uitgevoerd. Zijn de aanbevelingen geïmplementeerd, in beleid ‘vertaald’ en ingevoerd? Hebben de aanbevelingen van de rekenkamer daadwerkelijk (extern) effect gehad? Of: zijn de met de aanbevelingen beoogde verbeteringen bereikt? De mate van implementatie meten is een stuk lastiger en vergt vaak een diepgaande analyse van beleidsstukken. Het voor een goede meting is het in ieder geval belangrijk:

• Bij de behandeling van het rapport (laten) uit te spreken welke actie de rekenkamer(commissie) wanneer verwacht van raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten.
• Aan te kondigen dat na een bepaalde periode een vervolgonderzoek of doorwerkingsonderzoek kan plaatsvinden.
• De raad / provinciale staten laten besluiten dat het college / gedeputeerde staten na enige tijd moet rapporteren over de invoering van de aanbevelingen.
• De verantwoording over de verwerking van de aanbevelingen integreren in de planning en controlcyclus.

Andere meetpunten voor doorwerking

Wanneer rekenkamer(commissie)s op grond van bepaalde, andere meetpunten een specifieke evaluatiemethode willen ontwikkelen voor doorwerking, doen zij er goed aan rekening te houden met het volgende:

• streef naar een beperkt aantal, eenvoudige en eenduidige indicatoren.
• de informatievoorziening ter ondersteuning van het meten moet betrouwbaar zijn, zonder dat dit gepaard gaat met een relatief zware administratieve last.
• de betrokkenheid neemt toe als actoren belang hebben bij de meting.
• hou rekening met de perverse effecten van ‘meten’. Meten kan strategisch gedrag uitlokken, waarbij men zich men met name richt op die effecten die relatief gemakkelijk zichtbaar te maken zijn.
• meten leidt tot een vertekening van de doorwerking, omdat vooral de nadruk ligt op het kwantificeren van effecten.
• met name de politiek-strategische doorwerking is zeer moeilijk te meten. Het politieke spel is lastig meetbaar te maken.

De rekenkamer zou de doorwerking bijvoorbeeld kunnen meten aan de hand van onderstaande matrix.

Complicerende factoren voor het meten doorwerking

• Incubatietijd: doorwerking vindt meestal pas plaats op langere termijn.  Dit betekent dat het beoordelen van de doorwerking soms moet worden afgewacht, of dat metingen moeten worden herhaald in een bepaalde frequentie (bijvoorbeeld: meting zes maanden na publicatie, en dan nogmaals na twee jaar).
• Verschillende onderzoeken kennen verschillende patronen van doorwerking. Het is dus vaak niet mogelijk om ‘de’ doorwerking van rekenkameronderzoek vast te stellen. Evaluatie zal op het niveau van individuele onderzoeken moeten plaatsvinden. Dat is nogal arbeidsintensief.
• Perverse neveneffecten van meting. Een grote nadruk op het meten en evalueren van effecten van doorwerking kunnen neveneffecten hebben. Het kan op termijn leiden tot het uitbrengen van onderzoeken die gemakkelijk meetbaar zijn. Daarom is het van belang om ook gebruik te maken van evaluatiemethoden met kwalitatieve elementen.
• Niet alle soorten van doorwerking zijn even makkelijk vast te stellen. Instrumentele doorwerking leent zich beter voor meting dan conceptuele doorwerking. Het vaststellen strategische doorwerking is zo mogelijk nog lastiger.