Column 3. Proces is ook resultaat

Wanneer is je onderzoek klaar? Tot waar reikt een onderzoek? En wat is het belangrijkste resultaat? We werken meestal toe naar iets tastbaars, iets dat je kunt 'opleveren'. Een rapport of een infographic waarin is vastgelegd wat het onderzoek bood aan lessen en inzichten. Dan is het onderzoek klaar en daarna begint (hopelijk) de doorwerking. Dat kan, en is prima. Het onderzoek staat dan ten dienste van het eindresultaat. Maar je kunt ook van onderzoeksproces een doel maken: al doende samen leren van het onderzoek.

Je kunt al tijdens het onderzoek bewust effecten bewerkstelligen. Al onderzoekend spreek je met mensen, organiseer je ontmoetingen en uitwisselingen en zet je veranderingen in gang. Een bijzonder voorbeeld daarvan is actie-onderzoek. Dan onderzoek je 'in actie' wat er aan de hand is, door een kwestie daadwerkelijk in de praktijk (een beetje) aan te pakken. In Haarlem en Alphen aan den Rijn gingen rekenkamercommissies daarmee aan de slag.

Alphen aan den Rijn: Nieuw en Anders

In 2014 besloot de Alphense coalitie van dat er 'Nieuw en Anders' gewerkt zou worden, vanuit een bestuursstijl die 'de samenleving als uitgangspunt neemt in plaats van het gemeentehuis'. De Alphense raad wilde in 2017 wel eens weten wat dit opleverde. De rekenkamercommissie heeft dat ook 'Nieuw en Anders' aangepakt: in bijeenkomsten en werkateliers reconstrueerden gemengde groepen van inwoners, ambtenaren en raadsleden samen het verloop van vier praktijkgevallen van samenwerking tussen gemeente en gemeenschap (over een Dorpsvisie, Tennispark, Sociale Participatie Groenbeleid). En sleutelden aan manieren om dat te verbeteren. Door deze aanpak ontstonden nieuwe contacten en inzichten. Tijdens een slotbijeenkomst presenteerden de inwoners vervolgens zelf die reconstructies aan de raad. Hierdoor kwam de boodschap echt over bij de raad ('veel miscommunicatie' en vooral 'we zien jullie raadsleden nooit'). Om de opgedane inzichten enigszins vast te leggen en over te dragen, is voor de raad een essay geschreven over de opbrengst van dit lerend onderzoek. Aan het college is een korte brief gestuurd met enkele bevindingen die bruikbaar zijn voor de verdere ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Maar het proces zelf was het belangrijkste resultaat, zo vonden ook de deelnemers.

Haarlem: de praktijktoets

In Haarlem deed de rekenkamercommissie in twee fasen onderzoek naar een manier om de evalueerbaarheid van welzijnssubsidies te vergroten. Daarbij is in de tweede fase van het onderzoek nauw samengewerkt met de gemeentelijke organisatie. Inge Mulders, secretaris van de Haarlemse rekenkamercommissie, vertelt waarom: 'Uit doorwerkingsonderzoeken elders hadden we geleerd dat aanbevelingen, ondanks draagvlak in raad en college, vaak geen opvolging krijgen. Een 'praktijk-toets' op de uitvoerbaarheid van de aanbeveling zou daar naar onze mening verandering in kunnen brengen.'

Het werd een rekenkameronderzoek in twee delen. In fase 1 is eerst door de rekenkamercommissie een kader opgesteld voor de beoordeling van de evalueerbaarheid van subsidies. Vervolgens zijn daarmee vier subsidietrajecten beoordeeld en zijn verbetermogelijkheden geformuleerd. In fase 2 heeft de rekenkamercommissie samengewerkt met het college om de verbetermogelijkheden in de praktijk te toetsen. Dit is in een intensief traject gedaan met ambtenaren en twee organisaties die subsidies ontvangen. Op basis van deze praktijktoets heeft de rekenkamercommissie - samen met de partijen die er in de praktijk mee moeten gaan werken - geconstateerd dat het kader en de specifieke verbetermogelijkheden uitvoerbaar zijn.

De rekenkamercommissie schrijft in het eindrapport: 'In fase 2 gaat de rekenkamercommissie verder dan de gebruikelijke rol van rekenkamers, omdat de commissie ook zelf de haalbaarheid van de implementatie van de beoogde aanbevelingen in de praktijk heeft getoetst. Er was voor fase 2 nadrukkelijk samenwerking met de gemeentelijke organisatie nodig.' Inge Mulders: 'We hebben lang gesproken over de mogelijke gevolgen daarvan: hoe bewaken we ieders rol in dit proces? De samenwerking zou niet als gevolg mogen hebben dat de rekenkamercommissie haar onafhankelijkheid verliest, of het college zich verplicht voelt de aanbevelingen op te volgen.'

Het leverde volgens Inge vooral wederzijds begrip op. 'En door een praktijktoets ervaar je als rekenkamercommissie wat de implementatie van je aanbeveling allemaal met zich meebrengt voor de ambtelijke organisatie. Met die praktische kennis kun je betere en concretere aanbevelingen leveren.' Een nadeel? 'Het kost meer tijd: overleg over samenwerking, rollen en voorwaarden, het betrekken van de juiste ambtenaren en organisaties en veel gesprekken over interpretatie van de resultaten. Zowel college als organisatie werkten graag mee, maar de planning was nog wel een uitdaging … Voor de extra stap, de conceptaanbevelingen in de praktijk toetsen, is uiteraard ook extra budget nodig. Maar deze praktijktoets gaan we, waar dat past, zeker vaker doen!'

Voor- en nadelen

Het is natuurlijk niet allemaal fantastisch. Actie-onderzoek moet je niet klakkeloos inzetten. Dat geldt in feite voor elke vorm van onderzoek. Maar deze bijzondere vorm, waarin de onderzochten ook zelf mee-onderzoeken, vraagt extra nadrukkelijk om een goed doordachte inzet. Juist ook omdat je niet terug kunt vallen op routines. Het moet dan ook wel passen bij je missie, je mensen en je context.

Hieronder zetten we tot slot, onder meer gebaseerd op onze ervaringen in Haarlem en Alphen aan den Rijn, een aantal voor- en nadelen op een rijtje.

Voordelen

Nadelen

  • Onderling contact, je geeft de 'partner' direct feedback, die dat direct kan toepassen. Er is niet een afstandelijk rapport dat de aangesprokene streng toespreekt en dus tegen de haren instrijkt.
  • Geen papieren tijger.
  • Je bent een betrokken speler (betrouwbaar, laagdrempelig, luisterend)
  • Je kunt direct inspelen op wat nodig of uitdagend is.
  • Het is een actieve vorm van onderzoek, waarbij je diep in de praktijk duikt.
  • Je kunt je aanbevelingen toetsen aan de praktijk en soms de praktijk al verbeteren door je onderzoek, niet pas erna. Directe doorwerking, dus. En je schept in het onderzoek draagvlak voor de aanbevelingen.
  • Wat je gaandeweg verbetert valt vaak niet enorm op.
  • Het zichtbare resultaat (rapport/verslag) is vaak beperkt, proces is belangrijkste resultaat, die lessen zijn vaak niet makkelijk vast te leggen
  • Je bent een betrokken speler (je bent niet afstandelijk en intervenieert in datgene waarover je uitspraken doet)
  • Je kunt niet vooraf helemaal uitlijnen hoe het onderzoek exact verloopt (proces) en waar het precies over gaat (inhoud).
  • Het is een vorm van onderzoek die relatief veel tijd en aandacht vergt.
  • De bijzondere vorm kan zo de nadruk krijgen ('wat doen we het leuk met elkaar'), dat je het zicht verliest op wat het doel van het onderzoek is (maatschappelijk resultaat).

Marije van den Berg en Vincent van Stipdonk.

Marije en Vincent ontwikkelen en verzamelen manieren en vormen waarmee rekenkamers gerichter kunnen sturen op succes en professionaliteit.

Wil je binnen je rekenkamer(commissie) of in een regionale kringbijeenkomst ook gericht in gesprek over hoe je nog beter kunt koersen op succes? Heb je daarbij hulp nodig, of heb je vragen of tips? Graag naar kompas@nvrr.nl.

Meer weten of lezen?