Column 4. Voorbij het rondje fracties

passende omgangsvormen tussen rekenkamer en raad

Het besef dat je als rekenkamer niet vanuit een ivoren toren moet opereren, is inmiddels gemeengoed. Dat ‘onafhankelijkheid’ niet hoeft te betekenen dat je geen goede gesprekken met de raad kunt voeren, ook. Maar hoe dichtbij de raad kun én wil je komen? En hoe kom je verder dan alleen het jaarlijkse rondje langs de fracties?

Een rekenkamer kan haar werk alleen goed doen als zij weet wat er speelt. En als de actoren in haar omgeving op de hoogte zijn van haar bestaan, doel en werkzaamheden. Daartoe onderhoudt een rekenkamer doorgaans contacten met allerlei actoren: raadsleden, griffier en griffiemedewerkers, collegeleden, ambtenaren, inwoners, accountant, pers en andere rekenkamers. Deze actoren moeten (kunnen) weten wat de rekenkamer doet en waarom.

Voor de meeste rekenkamers is vooral het contact met de raad belangrijk. Maar ja, de raad bestaat niet. Wie spreek je namens de raad? Is dat de meerderheid, de coalitie, de nestor, een fractie, het presidium, de voorzitter, de auditcommissie…? De meeste rekenkamers halen daarom met enige regelmaat suggesties voor mogelijke onderzoeksonderwerpen op door een jaarlijks ‘rondje fracties’. Dat is natuurlijk prima, maar hoe dan verder? Hieronder gaan we in op manieren om dat vorm te geven.

Voorbij het rondje onderwerpen

Het begint bij dat jaarlijkse rondje zelf. Want daar kun je meer bespreken dan alleen de ‘mogelijke onderzoeksonderwerpen’. Bespreek - naast de vraag welk onderwerp onderzocht kan of moet worden - ook aan welk maatschappelijk doel dat onderzoek dan kan bijdragen, en hoe dat onderzoek de raad kan helpen om een betere rol te vervullen voor de gemeenschap. Dat kan bijvoorbeeld een wens zijn om meer informatie, maar ook het in kaart brengen van dilemma’s en misschien ook wel: via het onderzoek als raad zichtbaar maken dat je een partij in het speelveld bent of wilt zijn. 

Om die onderliggende doelen te achterhalen, is het handig om te vragen waarop raadsleden hun wens voor het onderzoek baseren: waar komt de vraag vandaan? Een manier om daar achter te komen is het raadslid het precieze moment te laten beschrijven waarop hij of zij dacht: en nú wil ik er meer van weten, of het moment waarop hij of zij het onderzoek tevoorschijn zou willen trekken. Is dat in een debat met de wethouder of juist in gesprek met sleutelfiguren, een groep bewoners of verbonden partijen? Dat moment bepaalt immers ook al iets over hoe je de raad kunt bedienen en wellicht ook betrekken tijdens het onderzoek en bij de presentatie, en in welke vorm je dat zou kunnen gieten. Maak duidelijk dat raadsleden de rekenkamer kunnen inzetten als hulptroep (tip: Raadslid.nu maakte een rekenkamertool: zeven filmpjes over hoe raadsleden de rekenkamer kunnen inzetten als hulptroep van de raad.)

De rekenkamercommissie van Hillegom, Lisse & Noordwijkerhout deed bijvoorbeeld onderzoek naar burger- en overheidsparticipatie en heeft daarbij de drie gemeenteraden een fictieve (maar op de specifieke gemeente geënte) casus voorgelegd en zo de raad zich laten uitspreken over zijn rol in relatie tot burger- en overheidsparticipatie. Daarmee konden de aanbevelingen beter worden gericht op de wensen en verwachtingen van de raad.

Klankbord of raadsleden in de rekenkamer

Veel rekenkamers hebben een klankbord van raadsleden (vaak de Rekeningcommissie). Sommige rekenkamers, waaronder de Groene Hart Rekenkamer, die meer gemeente bestrijken hebben een programmaraad, met raadsleden als vertegenwoordigers van de gemeenten. En in een groot aantal gemeenten hebben raadsleden zelf zitting in de rekenkamercommissie (voor zolang onze minister dat nog toelaat…). Maar zelfs als raadsleden in de rekenkamer zitten, is het nog best lastig om tussen raad en rekenkamer goed contact en passende omgangsvormen af te spreken en te hanteren. Voor de raadsleden die daarin zitten, gelden immers vragen als:

  • Zijn zij contact van de raad richting rekenkamer, of andersom?
  • Zijn zij het contactkanaal voor de rekenkamer, of klankbord?
  • Vaak zijn zij geselecteerd zodat zowel coalitie als oppositie vertegenwoordigd zijn, maar vertegenwoordigen zij dan ook de coalitie (of oppositie) in de rekenkamer?
  • Ze zitten er omdat ze raadslid zijn, maar moeten wel hun politiek pet af doen. Wanneer kunnen ze die dan wel opzetten?

Meer vormen

Je kunt ook een tijdelijke klankbordgroep instellen voor een groot onderzoek, dan heb je elke keer raadsleden erbij die specifiek voor dat onderzoek gaan.
Of vergader (zoals de - uit externen samengestelde - rekenkamercommissie IJsselstein van 2006 tot 2010 deed) een uur voor de raadsvergadering start, zodat raadsleden gemakkelijk kunnen binnenlopen als er wat is.
In Delft was de rekenkamer in de loop der jaren wat op afstand geraakt van de raad. Die banden zijn actief aangehaald. Door vaker te overleggen met de Rekening & Auditcommissie van de raad (klankbord). En door in het begin van een onderzoek altijd een bijeenkomst met de raad te beleggen waarin de rekenkamer en de onderzoekers de beoogde aanpak presenteren en de raadsleden de kans geven om aandachtspunten of vragen mee te geven.

In de verlenging

Een groep rekenkamers rond Nijmegen deed samen een groot onderzoek, en organiseerde na afloop voor allerlei gemeenteraadsleden (ook van niet deelnemende rekenkamers!) een bijeenkomst over de resultaten. Hierdoor werd het onderzoeksproces verlengd, en de doorwerking enorm vergroot. (zie: https://www.nijmegen.nl/over-de-gemeente/rekenkamer/onderzoeksrapporten/grip-krijgen-op-
veilig-thuis.) Het onderzoek hoeft dus niet klaar te zijn nadat jouw raad zich over de resultaten heeft gebogen!

Tot slot: het gewone contact

In het Rekenkamerkompas staan nog veel meer tips, voorbeelden en helpende vragen om gerichter met de raad in contact te komen. Maar in de kern is het eenvoudig: er zijn, en zichtbaar zijn. Sluit aan bij de vergaderingen als je rapport wordt besproken. Gek genoeg, doen niet alle rekenkamers dat altijd… En ga naar de nieuwsjaars- of afscheidsrecepties. Dan spreek je elkaar zonder directe aanleiding, dat blijkt vaak de beste aanleiding voor een goed gesprek!

Marije van den Berg en Vincent van Stipdonk.

Marije en Vincent ontwikkelen en verzamelen manieren en vormen waarmee rekenkamers gerichter kunnen sturen op succes en professionaliteit.

Wil je binnen je rekenkamer(commissie) of in een regionale kringbijeenkomst ook gericht in gesprek over hoe je nog beter kunt koersen op succes? Heb je daarbij hulp nodig, of heb je vragen of tips? Graag naar kompas@nvrr.nl.