Ambtelijk hoor en wederhoor

In de procedure ambtelijk hoor en wederhoor ontvangt de ambtelijke organisatie een overzicht van de door de rekenkamer geconstateerde feiten. De ambtelijk eindverantwoordelijken krijgen de gelegenheid daarop te reageren. Het is hierbij de bedoeling dat bij er de uiteindelijke publicatie, wanneer de rekenkamer(commissie) ook conclusies en aanbevelingen presenteert, geen discussie meer zal ontstaan over de feitelijke (on)juistheid van de bevindingen. Ambtelijk hoor en wederhoor wordt ook van belang geacht voor een goede communicatie tussen ambtelijke organisatie en rekenkamer. Een uitgebreid ambtelijk wederhoor maakt de doorlooptijd van een rekenkamer onderzoek echter wel langer.

Deze procedure van ‘hoor- en wederhoor’ heeft geen wettelijke basis. Het is ontleend aan de praktijk bij de Algemene Rekenkamer.

Tips voor ambtelijk wederhoor

• Maak onderscheid tussen ambtelijk wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
• Leg aan de betrokken ambtenaren de nota van bevindingen voor, ter controle op de juistheid van de feiten en de interpretatie daarvan (de conclusies).
• Hanteer een reactietermijn voor wederhoor van ca. 3 à 4 weken.
• Kondig het wederhoor bij betrokkenen ruim van te voren aan.
• Spreek af of het ambtelijke wederhoor rechtstreeks met de betrokken ambtenaren plaatsvindt of via een leidinggevende/de gemeentesecretaris.
• Spreek af wat er bij het ambtelijke wederhoor wordt voorgelegd: alleen de voor de persoon relevante passages of het gehele rapport.
• Spreek af hoe er wordt omgegaan met aanpassing van het rapport, bijvoorbeeld in de situatie dat een respondent erkent dat hij juist is geciteerd, maar dat het citaat uit zijn verband is gerukt.