Auteur: Rekenkamercommissie Heerlen

Dit onderzoek betreft de toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij decentrale overheden. Het onderzoek bestaat uit een benchmark bij 93 decentrale overheden en een verdiepend onderzoek naar de specifieke situatie in Heerlen.
De resultaten uit de benchmark zijn waar nodig nader toegelicht voor Heerlen. Samenvattend doet de rekenkamer de volgende aanbevelingen:
1. Leg procedures en werkafspraken voor de Wob/Woo vast, zodat er een eenduidige manier van werken ontstaat die herkenbaar is voor bestuur, organisatie en samenleving.
2. Overweeg om de opgave ‘Digitalisering en dienstverlening’ (waarvan Wob-Woo en ‘Archief op orde’ deel uitmaken) ook in de komende jaren voorrang te geven, structureel van financiële middelen te voorzien en zo mogelijk te versnellen. U kunt het college verzoeken deze opgave opnieuw van middelen te voorzien in de meerjarenbegroting 2023-2027.
3. Informeer alle betrokkenen goed en neem hen vanaf het begin mee in het proces van de invoering van de Woo .
4. Verzoek het college een gesprek met de raad voor te bereiden, te faciliteren en te organiseren over openbaarheid en transparantie van het beleid.
5. Vraag het college u te informeren hoe de doeltreffendheid en rechtmatigheid bij het actief en passief openbaar maken van overheids-informatie wordt geborgd.
6. Maak afspraken over de wijze en frequentie waarmee u geïnformeerd wilt worden over de doeltreffendheid en rechtmatigheid
van de passieve en actieve openbaarmaking

Het onderzoek geeft een beeld van de nakoming en afhandeling van door de raad ingediende moties en amendementen en door het college gedane toezeggingen vanaf maart 2018 tot en met maart 2021. Het aantal moties en amendementen zijn, evenals het aantal toezeggingen, stabiel. De afhandeling laat te wensen over. Ongeveer 7% van de moties wordt niet uitgevoerd, 32% niet volledig of niet volgens afspraak uitgevoerd. 24% wordt wel uitgevoerd maar de afhandeling door het college komt niet bij de raad terecht. Dit is te wijten aan onduidelijkheid bij het indienen en aan een minder adequaat registratiesysteem. Van de toezeggingen wordt 17% niet nagekomen en 20% niet volledig of volgens afspraak.

De afgelopen jaren was er veel aandacht voor de aanbesteding van de renovatie van zwembad Otterveurdt en het nieuw te bouwen Centrumbad in Heerlen. Op verzoek van (een deel van) de gemeenteraad, heeft de rekenkamer van Heerlen besloten een onderzoek in te stellen naar de aanbesteding van de zwembadexploitatie en het (bredere) inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen.
De belangrijste conclusies n.a.v. het onderzoek zijn dat de aanbesteding van de exploitatie van de twee zwembaden doeltreffend en rechtmatig verlopen is. en dat het college de raad informeerde en betrok bij het proces voorafgaand, gedurende, en na afloop van de aanbesteding.
Het Heerlens inkoopbeleid biedt echter onvoldoende grondslag voor doeltreffende inkoop omdat het gedateerd, summier en weinig richtinggevend is. Er is in Heerlen sprake van een functionerende inkooporganisatie, maar deze is nog in ontwikkeling en kwetsbaar, waardoor de borging van doelmatigheid en rechtmatigheid niet optimaal is.