Verkrijgen van persoonsgegevens door rekenkamercommissies

18-02-2019 | Nieuwsbericht

Rekenkamercommissie en ontvangen van (bijzondere) persoonsgegevens

De NVRR kreeg een vraag over persoonsgegevens. Wij kunnen ons voorstellen dat er rekenkamercommissies tegen dit probleem aanlopen. Om die reden plaatsen we de vraag en antwoord op onze site.

Het betreft enerzijds de AVG en anderzijds de mogelijkheden voor inzage/gebruik persoonsgegevens voor rekenkameronderzoek (géén bijzondere persoonsgegevens, maar gewoon NAW gegevens). Het betreft de casus waar we geregeld mee te maken hebben, laatstelijk bij het onderzoek naar Meldingen, klachten en bezwaren. Intern wordt een procedure gevolgd voor het verkrijgen van medewerking door inwoners/cliënten, waarbij onderzoeken wekenlange vertraging oplopen. De vraag is welke (toegestane) methode er zou kunnen worden gevolgd om als rekenkamercommissie voortvarender te werk te kunnen gaan.

De bevoegdheden om over de gewenste informatie te beschikken is geregeld in de Gemeentewet (art. 183). In hoeverre valt hieronder ook het opvragen van de nodige persoonsgegevens? Artikel 183 is ook van toepassing verklaard op de rekenkamerfunctie, zoals wij die hebben.

Artikel 183
1. De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. 
2. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht. 
3. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert.

Reactie NVRR

De rekenkamercommissie heeft twee rechtsgronden om (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken. In de eerste plaats is er het publiek belang, zie AVG art 6 lid 1, in samenhang met art 183 van de Gemeentewet. Dat geeft rechtstreeks een grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens (dus de niet bijzondere persoonsgegevens). Een rechtsgrond voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens is uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Volgens artikel 24 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) geldt dat de rekenkamercommissie bijzondere persoonsgegevens mag verwerken voor onderzoek als voldaan is aan een publiek belang, het statistische doeleinden dient, het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt en zodanige waarborgen vergt dat de persoonlijk levenssfeer van betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. In de Memorie van Toelichting staat de overweging dat voor de toepassing voor de verwerking van persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk onderzoek ruim moet worden opgevat en bijvoorbeeld ook toegepast onderzoek omvat. Rekenkameronderzoek is toegepast onderzoek.

Aan de AVG-voorwaarden wordt ruimschoots voldaan door de rekenkamercommissie, daar we geen persoonsgegevens maar alleen geaggregeerde gegevens publiceren in openbare rapporten dus er staat ook de verwerking van bijzondere persoonsgegevens niets in de weg.

De NVRR heeft aan de Autoriteit Persoonsgegevens vragen gesteld, die het bovenstaande bevestigen.

Het is voorstelbaar dat de FG nadere waarborgen vraagt in verband met de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Dat zou in een verwerkersovereenkomst ondergebracht kunnen worden tussen gemeente en rekenkamercommissie. Er vanuit gaande dat de rekenkamercommissie een gemeentelijk orgaan is, zou het ook goed kunnen dat de FG de verwerking van bijzondere en gewone persoonsgegevens door de rekenkamercommissie in het verwerkingsregister van de gemeente opneemt. Hetzelfde geldt voor als de rekenkamercommissie onderzoek heeft uitbesteed.

Nog ter aanvulling, het is niet zo dat als er persoonsgegevens door de rekenkamercommissie worden opgevraagd  dat het noodzakelijk  is voor welk doel het dient (nadere motivering dan rekenkameronderzoek). Doel en middelen van de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens zijn aan de rekenkamercommissie voorbehouden. Dus de rekenkamercommissie bepaalt of deze gegevens noodzakelijk zijn. Bovendien is er een verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens.

Uiteraard dient de rekenkamercommissie er zorg voor te dragen dat de persoonsgegevens niet door derden zijn in te zien en dat in de rapporten geen persoonsgegevens zijn opgenomen, alleen geanonimiseerd en niet herleidbaar.