In de gemeente Súdwest-Fryslân wordt jaarlijks het beleid met betrekking tot inkoop en aanbesteding geactualiseerd. Het beleid geeft een duidelijke procedure aan waaruit valt op te maken wanneer welke procedure gevolgd moet worden en wie waarvoor verantwoordelijk is. De inhuur van externen vindt in de praktijk echter niet altijd plaats in overeenstemming met het beleid. De initiële opdrachtformulering wordt soms te laag ingeschat, veel verschillende actoren zijn betrokken bij de inhuur van externen en de adviseurs inkoop worden niet altijd op de juiste manier betrokken in het proces.