Persoonsgebonden archivering: Succes of niet? Rekenkameronderzoek naar de vindbaarheid van gemeentelijke archiefstukken

De Rekenkamer Zeist heeft in 2016 een kort onderzoek, de zogenaamde Quick Scan, uitgevoerd naar de opslag en vindbaarheid van documenten. Het onderzoek is in eigen beheer uitgevoerd. De aanbevelingen over het toezicht op de archieven die de gemeentearchivaris in juli 2015 deed bij het rapport over de gemeentelijke jaarrekening van 2014 waren de directe aanleiding voor dit onderzoek. Ook kwam er over archivering een aantal vragen vanuit de gemeenteraad en vanuit de inwoners van Zeist.
Er is voor wat betreft archivering breed onderzoek verricht in de organisatie (er zijn veel interviews gehouden) maar gezien het karakter van het onderzoek (kort onderzoek) is niet overal de diepte gezocht.
Voor de vindbaarheid van stukken is ook een praktijktoets gedaan.
Onderzoek is een moment opname
Het is goed op te merken dat het onderzoek een momentopname is, terwijl er zich tegelijkertijd
allerlei ontwikkelingen voordoen. Zo is er inmiddels een concept Archiefvisie 2016 ontwikkeld met daaraan gekoppeld een concept Uitvoeringsadvies. Deze zijn inhoudelijk niet meer opgenomen in het onderzoeksrapport.

Doel
De Rekenkamer Zeist wil met de Quick Scan inzicht geven in en bijdragen aan het
verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven.
De Quick Scan:
1. Informeert de gemeenteraad over de stand van zaken bij de uitvoering van de
aanbevelingen van de gemeentearchivaris naar aanleiding van het archieftoezicht over
2014.
2. Geeft inzicht in de toegankelijkheid2
van de gemeentelijke (digitale) archieven en de
daarbij horende problematiek;
3. Geeft de gemeenteraad en het college inzicht in de organisatorische, maatschappelijke,
bestuurlijke en politieke gevolgen die het niet voldoende terug kunnen vinden van
stukken in de gemeentelijke (digitale) archieven kunnen hebben;
4. Doet aanbevelingen voor verbetering.

Vraagstelling
Hoe toegankelijk en vindbaar zijn archiefstukken in de gemeente Zeist voor de gemeenteraad,
het college, de ambtelijke organisatie en de inwoners van de gemeente Zeist?
4.3. Deelvragen
1. Op welke wijze heeft het college invulling gegeven aan de aanbevelingen van de
gemeentearchivaris over zijn toezicht in 2014? Welke verbeteracties zijn tot nog toe
ingezet en tot welke resultaten heeft dit geleid?
2. In hoeverre is het (digitale) archief voldoende toegankelijk en beschikbaar voor de
gemeenteraad en burgers?
3. Wat zijn organisatorische, maatschappelijke, bestuurlijke en politieke gevolgen wanneer
stukken onvoldoende vindbaar in gemeentelijke (digitale) archieven zijn?