Skip to main content

Auteur: NVRR secretariaat

Het secretariaat van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies.

Timing van onderzoek

Timing is waarschijnlijk de meest genoemde factor als het gaat om doorwerking. Onder timing worden de volgende aspecten verstaan:

  • Het moment waarop het onderzoek wordt gestart.
  • De doorlooptijd van het onderzoekproces.
  • De tijdigheid of timing van de resultaten: Met tijdigheid of timing wordt bedoeld dat de uitkomsten eerder bekend moeten zijn voordat het onderzochte probleem (deels) is opgelost of is vervangen.
  • Het moment waarop de uitkomsten in de politieke arena bekend worden. Is op het moment dat de uikomsten bekend worden wel aandacht, tijd en interesse vanuit de politiek om het onderzoek te gaan gebruiken? Of is het bijvoorbeeld verkiezingstijd?
  • De incubatietijd van het onderzoek.

Voorbeelden

  • Een aanbeveling uit onderzoek komt te vroeg als er nog geen enkel beleidsinitiatief is en komt te laat wanner het beleid al is ontwikkeld.
  • Wanneer een advies kan worden gekoppeld aan de ontwikkeling van een belangrijk strategisch visiedocument, is de doorwerking maximaal.
  • Sommige perioden in het jaar zijn nu eenmaal meer geschikt om een belangrijk advies te presenteren dan andere perioden.
  • Bij ee lange doorlooptijd van een onderzoek kan het college / gedeputeerde staten soms niet te lang wachten met het maken van beleid. Soms maakt het college / gedeputeerde staten dan al beleid zonder op de uitkomsten van het onderzoek te wachten.

Relevante cycli

  • De verkiezingscyclus: deze cyclus is relatief groot. Eens per vier jaar treedt er een nieuwe raad / provinciale staten aan. Ieder college / gedeputeerde staten heeft een gewenningsperiode waarin aanbevelingen nog niet optimaal zullen landen. Ook op het eind van iedere raadsperiode zullen onderzoeken door de naderende verkiezingen minder doorwerking krijgen. Vandaar dat onderzoeken die in het midden van de verkiezingscyclus worden uitgebracht (grofweg de middelste twee jaar) optimaal doorwerken.
  • De beleidscyclus: de lengte van deze cyclus varieert met de complexiteit van het beleidsterrein en de politieke urgentie die er is om het beleid te veranderen. De meeste doorwerking vindt grofweg plaats in het midden en op het eind van de beleidscyclus.
  • De P&C -cyclus: onderzoeken die op een verkeerd moment in de planning- en controlcyclus worden uitgebracht, kunnen doorwerking missen. Ze komen dan op een heel druk moment in de cyclus, waardoor er relatief minder aandacht is voor de adviezen. Een onderzoek dat wordt uitbracht vlak voor de algemene beschouwingen, kan politiek en mediatechnisch gezien ‘handig’ zijn. Maar gezien de drukte in de ambtelijke organisatie kan er juist dan ook iets minder doorwerking zijn.
  • De cyclus van stelselherzieningen: onderzoeken die worden uitgebracht tijdens de ontwikkeling en doorvoering van stelselherzieningen kunnen inhoudelijk zeker doorwerken. Ze kunnen tegelijkertijd ook enige doorwerking missen als ze worden uitgebracht in een periode waarin de positie van het Rijk onduidelijk is of wijzigt.

Suggesties voor rekenkameronderzoek van derden

Het is mogelijk en wenselijk dat de rekenkamer(commissie) suggesties voor onderzoeksonderwerpen ontvangt van derden zoals raad(sfracties), het college, individuele burgers of belangengroepen. Naar verwachting zal de behoefte van het college om suggesties te doen in de praktijk niet groot zijn. Het college heeft immers zijn eigen onderzoeksbevoegdheid (o.a. 213a).

Inbreng van derden is van belang voor de diversiteit en relevantie van onderwerpen. De rekenkamer(commissie) kan actief suggesties van burgers of maatschappelijke organisaties vragen en / of het indienen van suggesties gemakkelijker maken. Bijvoorbeeld:

  • via de website van de rekenkamer,
  • via een uitnodiging in een huis-aan-huisblad,
  • via een breed verspreide publieksfolder,
  • via sociale media,
  • via een enquête.

Het is de rekenkamer zelf die beslist of wordt ingegaan op een verzoek. Hiervoor kan de rekenkamer gebruik maken van selectiecriteria voor een verzoek om rekenkameronderzoek.

De rekenkamer(commissie) zal selectief om moeten gaan met ontvangen suggesties van derden. Daarom zal de rekenkamer eisen moeten stellen aan de suggesties die zij in overweging wil nemen.
Als een vraag niet relevant of onderzoekbaar is voor de rekenkamer (commissie) kan zij de vraag doorspelen aan bijvoorbeeld de ombudsman of – met toestemming van de vragensteller! – aan een gemeentelijke dienst.
Ook kan de rekenkamer een concreet verzoek in een bredere context plaatsen en vervolgens onderzoek verrichten naar die bredere problematiek.

Weerstandscapaciteit

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft een weerstandsvermogen voor als ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. Bij de berekening van beide elementen is het van belang om hierin compleet te zijn. Alle componenten van de weerstandscapaciteit dienen te worden meegenomen (incidenteel en structureel). De risicoanalyse dient ingebed te worden in een gemeentebreed risicomanagement, teneinde een goed zicht te krijgen op de afgedekte risico’s (als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering) en de niet afgedekte risico’s (als onderdeel van het weerstandsvermogen). Tot slot dienen alle financiële gegevens te voldoen aan het zogenoemde voorzichtigheidsvereiste.

Definitie van het weerstandsvermogen

Volgens artikel 11 van de BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen:

  1. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;
  2. alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Verder stelt het BBV dat:
De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen ten minste bevat:

  1. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
  2. een inventarisatie van de risico’s;
  3. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Belangrijk is dat het BBV het weerstandsvermogen nadrukkelijk heeft gedefinieerd als een ratio. Deze ratio beschrijft de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de (gekwantificeerde) risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen. Alvorens verder op deze ratio in te gaan is het goed om eerst beide componenten zo scherp mogelijk te omschrijven.

Weerstandscapaciteit

Het BBV omschrijft de weerstandscapaciteit als zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Dit laatste houdt in dat de Minister een duidelijk onderscheid maakt tussen begrote kosten, dat wil zeggen kosten die deel uitmaken van de begroting en meerjarencijfers, en niet-begrote kosten.

Tevens maakt het BBV onderscheid tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit, waarbij onder de incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan het vermogen om onverwachte incidentele tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau.

De middelen die dat vermogen bepalen zijn:

  1. de algemene reserve en de reserves waaraan de raad een bestemming heeft gegeven die kan worden gewijzigd (bestemmingsreserves);
  2. de in de begroting opgenomen ramingen voor onvoorziene uitgaven voor zover hier nog geen bestemming aan is gegeven;
  3. de stille reserves, voor zover deze op korte termijn materieel te maken zijn (reserves waarvan de omvang en/of het bestaan niet uit de balans blijkt, voortkomend uit de onderwaardering van activa of overwaardering van schulden bij het volgen van normale waarderingsmethoden).

De structurele weerstandscapaciteit heeft betrekking op het vermogen om onverwachte tegenvallers structureel in de lopende begroting op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. De middelen die dat vermogen bepalen zijn:

  1. de resterende (onbenutte) belastingcapaciteit;
  2. bezuinigingsmogelijkheden (voor zover nog niet meegenomen in de begroting en meerjarenramingen);
  3. cumulatief geraamde onvoorziene uitgaven.

Reserves maken deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit. De algemene reserve is vrij aanwendbaar voor nieuw beleid (of het opvangen van tegenvallers in het jaarresultaat). Bestemmingsreserves zijn daarentegen reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven. Bij een bestemmingsreserve is weliswaar sprake van een vastgelegde toekomstige onttrekking, maar er bestaat op dat moment nog geen verplichting. De raad heeft dan ook alle mogelijkheid om de bestemming van deze reserves te wijzigen.

De totale beschikbare weerstandscapaciteit bestaat derhalve uit de opsomming van alle voornoemde elementen van de incidentele en structurele weerstandscapaciteit.

Een bijzondere categorie vormen de zogenoemde voorzieningen. Voorzieningen zijn afgezonderde vermogensbestanddelen die gevormd worden wegens:

  1. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs is in te schatten;
  2. risico’s waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs is in te schatten en daarmee een hoge mate van waarschijnlijkheid kennen;
  3. fluctuaties in kosten op te vangen (gelijkmatige verdeling van kosten).

Deze definitie impliceert dat voorzieningen geen deel uitmaken van de beschikbare weerstandscapaciteit, omdat er sprake is van reeds aangegane verplichtingen, dan wel van risico’s met een hoge mate van waarschijnlijkheid.

Risico’s weerstandsvermogen

Het tweede element van het weerstandsvermogen bestaat uit de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de gemeentebreed geïnventariseerde en gekwantificeerde risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die een materieel financieel belang hebben. Risico wordt daarbij gedefinieerd als een mogelijke belemmering voor het behalen van (operationele en strategische) doelstellingen. De omvang van het risico wordt bepaald door de mate van waarschijnlijkheid (kans) en de (gekwantificeerde) impact (op de doelstellingen). De basis voor het inventariseren, kwantificeren en beheersen van deze risico’s ligt in het risicomanagement. Goed uitgevoerd risicomanagement voorkomt daarmee tevens dat het weerstandsvermogen (te) fors oploopt, omdat de meeste reguliere risico’s in het kader van het risicomanagement pro-actief worden herkend en worden afgedekt met beheersmaatregelen.

Voor de wijze waarop het risicomanagement wordt geïmplementeerd kan gebruik worden gemaakt van breed toegepaste en geaccepteerde richtlijnen als COSO en ISO 31000.

Tevens is van belang dat risicomanagement een vast onderdeel vormt van de reguliere planning en controlcyclus, waardoor snel zicht kan worden geboden op mogelijke risico’s en daarmee in een vroeg stadium al beheersmaatregelen kunnen worden genomen. Feitelijk vormt deze sturingsdimensie het logische verlengstuk van de berekening en de omvang van het weerstandsvermogen.

Relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s

Het weerstandsvermogen bestaat zoals gezegd uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de voor de afdekking van de risico’s benodigde weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door het risicoprofiel van de gemeente als geheel, waarbij de waarschijnlijkheid en de omvang/ impact van elk risico afzonderlijk is gewaardeerd en gekwantificeerd. De relatie wordt meestal uitgedrukt in een verhoudingsgetal, waarbij normaliter gestreefd zou moeten worden naar een ratio weerstandsvermogen van minimaal 1,0.

Voorzichtigheidsvereiste

Aan financiële gegevens, die in de begroting worden meegenomen worden nadrukkelijk eisen gesteld. In de ‘circulaire nadere informatie BBV gemeenten’ worden eisen gesteld aan transparantie, toerekening en aan voorzichtigheid. Het voorzichtigheidsprincipe is noodzakelijk omdat bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening zich altijd onzekerheden voordoen. Bij de begroting gaat het om ramingen die per definitie een zekere mate van onzekerheid kennen. Het voorzichtigheidsvereiste houdt onder meer in dat risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar in acht moeten worden genomen als zij vóór het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.

Initiator: Paul Hofstra

Sjabloon offerte aanvraag

Aanleiding en doelstelling

Geef hier aan waarom het onderzoek wordt uitgevoerd en wat er met dit onderzoek bereikt moet worden. Dit geeft bureaus inzicht in de achterliggende problematiek en vragen. Ook wordt hiermee duidelijk gemaakt wat er met het onderzoek bereikt moet worden bijvoorbeeld een verandering teweeg brengen, de waarheid boven tafel krijgen of leerervaringen opdoen. Getoetst moet worden aan doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

Probleemstelling en onderzoeksvragen

Omschrijf wat de probleemstelling van het onderzoek is. Dit is de meest basale onderzoeksvraag die gesteld kan worden. Er zou van het onderzoeksbureau verwacht mogen worden dat ze deze vraag kunnen vertalen in een aantal concrete onderzoeksvragen. Daar zou gebruik van gemaakt kunnen worden. Natuurlijk kun je ook zelf de onderzoeksvragen formuleren en aan het bureau vragen of ze ermee uit de voeten kunnen en/of ze zelf nog aanvullende vragen hebben. In ieder geval dienen de onderzoeksvragen door het bureau beantwoord  te worden. Dit dient in de offerteaanvraag duidelijk te worden aangegeven.

Specifieke wensen ten aanzien van de methode en werkwijze

Vermeld hier eventuele specifieke wensen ten aanzien van de te gebruiken onderzoeksmethode en werkwijze. Moeten er interviews plaatsvinden en dan met wie, bijvoorbeeld medewerkers van de ambtelijke organisaties, bestuurders, raadsleden, externen bijvoorbeeld burgers. Geef eventueel ook aan of er bepaalde bestaande gegevens/bestanden in het onderzoek moeten worden meegenomen. Ga echter hier zorgvuldig mee om. Je kunt hiermee de gehele opzet van het onderzoek “dichttimmeren” terwijl het van belang is de creativiteit en deskundigheid van de offrerende onderzoeksbureaus te testen.

Ook eventuele wensen van de samenwerking met de opdrachtgever zijn van belang. Hoe moet de voortgang worden bewaakt, wie is de contactpersoon tijdens het onderzoek en hoe wordt er gekeken tegen ambtelijke en bestuurlijk hoor en wederhoor en welke rol speelt het onderzoeksbureau daarin. Vermeld hier eventueel ook in welke mate het bureau een rol speelt in het communicatietraject.

Procedure en planning

Geef hieraan wanneer de offerte ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld datum en tijdstip en op welke wijze de offerte ingediend moet zijn (digitaal of een hardcopy of beide). Geef tevens aan welke mogelijkheden er zijn om  vragen te stellen, schriftelijk of telefonisch en aan wie. Ook voor het stellen van vragen dient een deadline te worden aangegeven bijvoorbeeld binnen veertien dagen na ontvangst van de offerteaanvraag. Bij schriftelijk ingediende vragen heb je de mogelijkheid om de andere bureaus daar ook kennis van te laten nemen. Dit dien je echter vooraf aan te geven. Omschrijf hier ook de selectieprocedure als de doorlooptijd van het onderzoek en wanneer en op welke wijze er met het onderzoek begonnen wordt. Bijvoorbeeld er zou begonnen kunnen worden met een startbijeenkomst voor de betrokkenen.

Eindproduct

Geef hierbij aan of het eindproduct een onderdeel is van een rapport van de rekenkamercommissie of dat het een zelfstandig herkenbaar rapport van een extern bureau is of dat het bureau er een herkenbaar rapport van de rekenkamercommissie van moet maken.

Beschikbare budget

Dit is facultatief. We zijn natuurlijk niet verplicht aan te geven welk budget er beschikbaar is voor het onderzoek. Bij relatief eenvoudige onderzoeken is dit ook niet nodig, tenzij het budget erg laag is. Echter bij meer complexe onderzoeken waarbij de bureaus veel vrijheid hebben bij het bepalen van hun voorstel kan het handig zijn om een indicatie van het budget aan te geven. Dit voorkomt een te beperkt of een te uitgebreid onderzoeksvoorstel en op deze wijze kunnen onderzoeksvoorstellen beter met elkaar vergeleken worden (prijs-kwaliteit verhouding).

Selectiecriteria

Geef hierbij aan op basis van welke criteria de offertes worden beoordeeld. Hoe worden zaken als prijs, de aanpak en de ervaring van het bureau tegen elkaar afgewogen. Wordt er gewoon voor de goedkoopste offerte gekozen of wordt er voor de beste aanpak gekozen die binnen het budget blijft of er eventueel iets boven kan liggen? Een aantal criteria zal hierbij belangrijk gevonden worden zoals de inhoudelijke deskundigheid, de ervaring met dit type onderzoek verwijzend naar referenties, de gekozen methode en werkwijze. Ook speelt hier de onafhankelijkheid van het bureau een grote rol. Zijn er eerder opdrachten voor de gemeenten in opdracht door de gemeenten uitgevoerd? Hoe lang is dat geleden en met welk doel? Ook moet hier het onderzoeksprotocol ter sprake gebracht worden.

Eisen aan de offerte

Hier kan aangegeven worden dat de offerte rechtsgeldig moet zijn en moet worden ondertekend, in welke taal en valuta de offerte gesteld moet worden en dat de offerte deel uit maakt van een af te sluiten overeenkomst met het onderzoeksbureau. Bij de opdracht verlening kan er een overeenkomst met het bureau worden afgesloten. Ook dient de geoffreerde prijs van het onderzoek inclusief de te maken reiskosten te zijn.

Adres

Hier dient aangegeven te worden waar de offerte heen moet. Dus het postadres en het e-mailadres.

Bijlagen

Eventuele bijlagen die met de offerteaanvraag worden meegezonden kunnen hier vermeld worden. In ieder geval dient het onderzoeksprotocol,  het onderzoeksplan en de Algemene Inkoopvoorwaarden die op het onderzoek van toepassing zijn als bijlage meegezonden te worden.

auteur: Rekenkamercommissie Gemeente Aalten, Oost-Gelre en Winterswijk –  ingebracht door Wil Oosterveld

Selectieproces onderzoeksonderwerpen

Een onderzoeksprogramma kan tot stand komen door aan de hand van concrete selectiecriteria een aantal onderwerpen uit de groslijst te selecteren. Het is voor de effectiviteit van de rekenkamer(commissie) doorslaggevend dat de goede onderwerpen op het goede moment worden onderzocht. Zo’n selectieproces kan op verschillende manieren verlopen. De uiteindelijke keuze voor een onderwerp is geen objectief gegeven, maar de uitkomst van een discussie, waarin objectieve criteria een rol spelen naast ‘intuïties’ op basis van signalen.

Suggestie mogelijk eerste selectieproces

Elk lid van de commissie kan bijvoorbeeld een beargumenteerde ‘top 5’ maakt aan de hand van de selectiecriteria. Het uiteindelijke programma is dan de optelsom van alle top 5’en.

Verdieping door vooronderzoek

Indien nodig kan hierna, maar vóór de definitieve vaststelling van het onderzoeksprogramma, een eerste verdiepingsslag gemaakt worden (’een vooronderzoek’). Zo kan de rekenkamer(commissie) een meer beargumenteerde prioritering maken.

Verdieping door selectietoets

Verdieping van het eerste selectieproces is het uitvoeren van een selectietoets voor een beperkt aantal geselecteerde onderwerpen. Deze selectietoets dient een aantal vragen te beantwoorden:

  • Wat is het doel, onderwerp, aanleiding?
  • Welke subonderwerpen zijn te onderscheiden (zeker wanneer het aanvankelijke onderwerp nog te algemeen is geformuleerd)?
  • Welke bronnen zijn geraadpleegd?
  • Welke beleidsnota’s zijn van belang?
  • Wat is de (recente) bemoeienis van de raad?
  • Wat is precies het probleem ofwel wat is de reden voor een onderzoek?
  • Wat is de gemeentelijke competentie blijkend uit relevante wet- en regelgeving?
  • Wat is het financieel belang?
  • Is er ander onderzoek verricht of in uitvoering? Zijn op basis van een verkenning hiervan relevante bureaus en/of onderzoekers te identificeren?
  • Is al iets te zeggen over projecttechnische succes- en faalfactoren (zoals de beschikbaarheid van specifieke kennis, de behoefte aan externe deskundigheid, de omvang en ordelijkheid van de dossiervorming terzake, specifieke stellingname van B&W, raad, media e.d. ten aanzien van het onderwerp)?

Een selectietoets biedt zo een beargumenteerde conclusie om een bepaald onderwerp wel of niet in het onderzoeksprogramma op te nemen.

Procesmatig zijn voor de selectietoets verschillende activiteiten denkbaar: vooral bureauonderzoek (raadplegen van uiteenlopende informatiesystemen, telefonische informatierondes), maar ook in beperkte mate verkennende en oriënterende gesprekken.

Selectiecriteria voor rekenkameronderzoek

Het is gebruikelijk om voor een eerste selectie van onderzoeksonderwerpen een aantal selectiecriteria te hanteren. De rekenkamer(commissie) kan desgewenst vooraf aan bepaalde criteria een groter gewicht toekennen:

  • De mate waarin het onderwerp past binnen de taakopdracht die de rekenkamer(commissie) in de wet heeft meegekregen.
  • De mate waarin het onderwerp past binnen de specifieke taakopdracht en bevoegdheden zoals vastgelegd in de verordening op de rekenkamer(commissie).
  • Een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie / doelstellingen van de rekenkamer(commissie), gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit.
  • Substantieel financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk belang.
  • Twijfel over de effectiviteit van het beleid, de doelmatigheid van de uitvoering of de rechtmatigheid van het beleid.
  • Mate van risico voor de gemeente, waaronder financieel;
  • Toegevoegde waarde: het onderzoek levert informatie op die niet reeds uit andere bronnen bekend is.
  • Benutten van specifieke bevoegdheden.
  • Spreiding (variatie in onderwerpen, in onderzochte diensten en eventueel politiek, in portefeuilles van wethouders).
  • Bruikbaarheid (inspelen op verzoeken), bruikbaarheid van aanbevelingen en verwachte leereffecten.

Een onderzoeksprogramma zal in de praktijk tussen de 1 en 3 onderzoeken per jaar bevatten. Daarnaast kan ook nog een aantal aanvullende activiteiten (bijvoorbeeld advisering) worden gepland.

Beoordelingscriteria verzoek rekenkameronderzoek, verzoek rekenkameronderzoek

Het is van belang dat de rekenkamer helder communiceert over de keuze in onderwerpen voor onderzoek. Wanneer er aan de rekenkamer verzoeken om onderzoek worden gedaan, kan voor de beoordeling van zo’n verzoek uit worden gegaan van de volgende criteria:

Overstijgen van het persoonlijk en partijpolitiek belang;

  • Een motivering (waarom is het onderwerp belangrijk);
  • Een duidelijke onderzoeksvraag;
  • Duidelijk moet zijn wiens en welk belang gediend is met een onderzoek;
  • Mogelijk leereffect voor bestuur en organisatie.

Of het verzoek nu van (de) raad(sleden) komt, het college of burgers: de rekenkamer(commissie) moet haar besluit  transparant motiveren. Mogelijke argumenten kunnen te vinden zijn in:

  • strategische visie,
  • missie,
  • inhoudelijke criteria voor keuze,
  • beschikbaarheid van middelen.

Voor een goede argumentatie is een keuzebeleid nodig. Op die manier maakt de rekenkamer(commissie) duidelijk, dat sprake is van een weloverwogen keuze op basis van staand beleid. De rekenkamer(commissie) moet dit beleid dan wel vooraf ter kennis aan de raad brengen cq. openbaar maken.

Bestuurlijk wederhoor

Bestuurlijk wederhoor kan een onderdeel in de totstandkoming van een rekenkamerrapport zijn. Met bestuurlijk wederhoor kan het college voor publicatie van een rekenkamerrapport reageren op de  conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer(commissie).
Deze procedure van ‘hoor- en wederhoor’ heeft geen wettelijke basis. Het is ontleend aan de praktijk bij de Algemene Rekenkamer.

Mogelijk te stellen vragen bestuurlijk wederhoor

In de bestuurlijke reactie kan het college ingaan op vragen als:

  • Kunt u de conclusies van de rekenkamer onderschrijven? Zo nee, waarom niet? Zo ja, waarom wel?
  • Acht u de aanbevelingen haalbaar / uitvoerbaar?
  • Neemt u de aanbevelingen van de rekenkamer helemaal of ten dele over? Zo nee, waarom niet? Zo ja, in welke mate neemt u de aanbevelingen over?
  • Welke concrete actie(s) wil u hieraan verbinden?
  • Wat zijn volgens u de (eventuele) consequenties van de aanbevelingen (maatschappelijk / financieel / politiek / bestuurlijk / voor de organisatie)?

Al dan niet toepassen bestuurlijk wederhoor

Veel rekenkamer(commissie)s vinden bestuurlijk wederhoor belangrijk voor de geloofwaardigheid en de doeltreffendheid van de rekenkamer(commissie).
Sommige rekenkamers kiezen er echter voor (soms) geen bestuurlijk wederhoor toe te passen. Zo willen zij de doorlooptijd van rekenkameronderzoek verminderen en de actualiteit van rekenkameronderzoek vergroten. De politieke discussie over een rekenkameronderzoek vindt dan naar verwachting ook meer plaats tussen college en raad.

Bestuurlijke reactie in rekenkamerrapport

Meestal wordt de bestuurlijke reactie van het college in zijn geheel opgenomen in het definitieve (bestuurlijke) rapport. Als de bestuurlijke reactie erg lang is, kan een samenvatting in de hoofdtekst worden opgenomen. De bestuurlijke reactie kan dan in zijn geheel naar de bijlagen.
Als de bestuurlijke reactie daar aanleiding toe geeft, schrijft de rekenkamer een nawoord dat ook in zijn geheel in het rapport wordt opgenomen.
Een uitgebreid bestuurlijk wederhoor maakt de doorlooptijd van een onderzoek langer.

Tips voor bestuurlijk wederhoor

  • Maak onderscheid tussen ambtelijk wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
  • Leg aan de betrokken bestuurders (het college) de bestuurlijke nota voor t.b.v. een reactie op de conclusies en aanbevelingen.
  • Hanteer een reactietermijn voor wederhoor van ca. 3 à 4 weken.
  • Kondig het bestuurlijk wederhoor ruim van te voren aan bij betrokkenen.

Betrokkenheid bij onderzoeksproces

Doorwerking is gebaat is bij een goede interactie met de raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten en ambtelijke organisatie. De bedoeling hiervan is om zo flexibel mogelijk te kunnen inspelen op veranderende inzichten, behoeften en wensen. Hier staat tegenover dat een deel van het ‘institutioneel gewicht’ van een rekenkamer wordt bepaald door de onafhankelijkheid. Er is dus een grens aan de interactie.

In het algemeen is het zinvol om zoveel mogelijk belanghebbenden tijdens een zo groot mogelijk deel van het onderzoeksproces te betrekken bij het onderzoek. Deze betrokkenheid vergroot de kans dat het onderzoek ook echt zal worden gebruikt. Meestal vindt de interactie plaats voorafgaand aan en na een onderzoek. Het is aan te bevelen ook in de uitvoeringsfase meer interactiemomenten aan te brengen. Goede communicate en verwachtingenmanagement is bij interactie wel een voorwaarde. De interactie kan als volgt plaatsvinden:

  • Tijdens de voorbereiding: goede afstemming over het werkprogramma, uitwerking vraagstelling en aanpak onderzoek, aansluitend bij behoefte van de doelgroep, niet te veel uitbrengen (verzadigingseffect) en ook niet te weinig (onvoldoende zichtbaar), aansluiting vinden bij alle niveaus in de organisatie. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.
  • Tijdens de uitvoering van het onderzoek: organiseren feedback tijdens de uitvoering, vormgeven wijze van structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.
  • Bij de presentatie en nazorg: organiseren vraagbaakfunctie en feedback. Vormgeven wijze structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.

Communicatie en publicatie rekenkamerrapport

De publicatie van een rekenkamerrapport vergt een zorgvuldige voorbereiding. Meestal is het goed te streven naar extra publiciteit, zodat het rapport en de voornaamste bevindingen, conclusies en aanbevelingen daaruit meer bekendheid kunnen krijgen.
Extra publiciteit kan worden verkregen bijvoorbeeld door het geven van interviews, presentaties en het schrijven van artikelen.
De rekenkamer kan ook bijeenkomsten organiseren, waarin de onderzoeksresultaten worden besproken. Voorbeelden hiervan zijn expertmeetings (met externe deskundigen of met ervaringsdeskundigen uit andere gemeenten en maatschappelijke organisaties). Het organiseren van deze bijeenkomsten gaat meestal in overleg met de griffie.

Publicatiedatum rekenkamerrapport

Probeer de publicatiedatum zo te kiezen dat de boodschap op een zo effectief mogelijke manier wordt overgebracht. Dit betekent dat er bewust voor kan worden gekozen om bijvoorbeeld juist voor of na de behandeling van de voorjaarsnota of begroting te publiceren. Een aandachtspunt bij de planning van een publicatiedatum zijn eventuele gemeenteraadsverkiezingen of een vakantieperiode. Een richtlijn zou kunnen zijn gedurende een bepaalde periode (x-aantal weken /maanden) geen rapport te publiceren, vanwege mogelijke politieke gevoeligheden.

Tips

  • Wijs binnen de rekenkamer(commissie) één woordvoerder aan die de media te woord staat.
    • Meestal is dit de directeur of voorzitter van de rekenkamer(commissie).
    • Ook kan bijvoorbeeld het eerst verantwoordelijke (commissie)lid voor een bepaald onderzoek de woordvoerder zijn.
    • Om verwarring te voorkomen is dat bij gemengde rekenkamercommissies bij voorkeur een extern lid. Immers, als een raadslid over het rekenkamerrapport in de media het woord voert is het risico groot dat het rekenkamerstandpunt, een eigen standpunt en het fractiestandpunt niet meer te ontwarren zijn. Dit geldt des te meer wanneer het gaat om oordelen en aanbevelingen.
  • Kondig een week voor de publicatiedatum het verschijnen van het rapport aan bij de raadsleden en collegeleden. Zo worden zij niet verrast wordt door de publicatie.
  • Leg in de week voorafgaand aan de publicatiedatum selectief contact met media. Zo krijgen zij de gelegenheid een artikel (interview) voor te bereiden, dat op de publicatiedatum wordt gepubliceerd. Stuur ze het rapport onder embargo. Schending van het embargo dient gevolgen te hebben voor het betreffende medium.
  • Vraag vooraf de tekst van een artikel ter inzage om eventuele onjuistheden te corrigeren.
  • Gun de plaatselijke krant de primeur.
  • Zorg ervoor dat raadsleden en collegeleden het rapport en (eventueel) het bijbehorende persbericht een dag voor de publicatiedatum (onder embargo) in handen hebben.
  • Stuur op de publicatiedatum een persbericht naar de media en houd eventueel een persconferentie. Hierbij kunnen al dan niet de betrokken bestuurders en ambtenaren aanwezig zijn.
  • Let er op dat de toon in het persbericht dezelfde is als de toon in het rapport. Het inkorten van de tekst van een rapport tot een persbericht gaat onherroepelijk ten koste van de nuance, maar mag niet leiden tot een kritischer of juist positiever toonzetting dan in het rapport.
  • Zorg voor een exclusief interview met het belangrijkste lokale persmedium.
  • Nodig bij ingewikkelde of gevoelige onderwerpen journalisten expliciet uit voor een mondelinge toelichting. Niets is zo vervelend als een faliekant verkeerde kop boven een krantenbericht over een onderzoeksrapport.
  • Plaats het rapport en het persbericht meteen – maar pas nádat college en raad er over kunnen beschikken – op de website van de rekenkamer(commissie).

Enige tijd na de publicatie vindt de presentatie van het rekenkamerrapport aan de raad plaats.